Cómo hacer una factura: Guía paso a paso

Crear una factura correcta es esencial para cualquier autónomo o empresa. En esta guía te explicamos paso a paso cómo elaborar una factura que cumpla con la normativa española vigente.

Paso 1: Identifica al emisor y al receptor

Toda factura debe incluir los datos fiscales completos de ambas partes: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal. Si eres autónomo, usarás tu nombre completo y tu NIF personal.

Paso 2: Asigna número y fecha

El número de factura debe seguir una serie correlativa sin saltos. Puedes usar un formato como FAC-2026-001. La fecha de emisión es obligatoria; si la operación fue en otra fecha, inclúyela también.

Paso 3: Describe los conceptos

Detalla cada servicio o producto: descripción clara, cantidad, precio unitario con impuestos desglosados. Cada línea debe ser comprensible sin contexto adicional.

Paso 4: Calcula la base imponible e IVA

Suma todos los importes sin IVA para obtener la base imponible. Aplica el tipo de IVA correspondiente (generalmente 21%) y calcula la cuota. El total será base + IVA. Si aplicas retención de IRPF, resta ese importe del total.

Paso 5: Incluye las condiciones de pago

Especifica la fecha de vencimiento, el método de pago (transferencia bancaria, efectivo, etc.) y tus datos bancarios (IBAN) si procede. Esto facilita el cobro y evita malentendidos.

Paso 6: Envía y archiva

Envía la factura al cliente preferiblemente en formato PDF. Archiva una copia durante al menos 4 años, que es el plazo de prescripción fiscal en España.

Errores frecuentes al hacer facturas

• Saltarse números en la serie de facturación.
• No incluir el NIF del destinatario.
• Aplicar un tipo de IVA incorrecto.
• Olvidar la retención de IRPF cuando es obligatoria.
• No conservar la factura durante el plazo legal.